Was ist 2027 das beste System für ein Café?

Wer nach dem besten System fürs Café sucht, landet vor allem auf Listen, die Anbieter oder Vermittler selbst geschrieben haben. Unten steht deshalb kein Testsieger, sondern was ein Café wirklich braucht, was einfach bleiben darf und was ihr jeden Anbieter fragen solltet.

Offen gesagt: NFCeez stellt selbst Teile eines solchen Systems her und ist deshalb nicht neutral.

Gibt es das eine beste System für alle Cafés?

Nein, ein bestes System für alle Cafés gibt es nicht. Eine Bäckerei mit 300 schnellen Bons am Tag braucht etwas anderes als ein Café mit Bedienung und Reservierungen am Wochenende. Drei Fragen entscheiden mehr als jede Rangliste:

1. Bestellen die Gäste am Tresen oder am Tisch?
2. Reservieren Gäste bei euch, oder kommen sie einfach vorbei?
3. Wer pflegt das System im Alltag, wenn der Laden voll ist?

Die dritte Frage wird am häufigsten übergangen. Ein Programm, das niemand aktuell hält, ist am Ende schlechter als ein Zettel. Was sich in einer Minute vom Handy aus ändern lässt, wird eher gepflegt als etwas, für das jemand abends an den Laptop muss.

Welche Bausteine braucht ein Café wirklich?

Ein Café braucht eine saubere Kasse und ein gepflegtes Google-Profil. Alles andere ist eine Wahl, die zu eurem Betrieb passen muss.

Warum das Online-Profil so weit oben steht: In einer Bitkom-Umfrage von 2024 unter 1.005 Personen ab 16 Jahren schauten 53 Prozent vor dem Besuch eines neuen Lokals die Karte online an, und für 30 Prozent waren Online-Bewertungen das wichtigste Kriterium. Das war eine Befragung, keine Messung in Cafés. In seinem Unternehmensprofil kann ein Betrieb laut Google eine Karte, einen Link zur Karte und Reservierungen über unterstützte Anbieter pflegen. Wie das geht, steht in Google-Unternehmensprofil einrichten.

Braucht ein Café eine Kasse mit TSE?

Ein Café, das elektronisch kassiert, braucht heute schon eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), und ab 2028 soll die elektronische Kasse über 100.000 Euro Umsatz ohnehin Pflicht werden. Das regeln § 146a Abgabenordnung und die Kassensicherungsverordnung. Auf jedem Beleg stehen dann unter anderem Transaktionsnummer und Seriennummer der TSE, und die Kasse muss dem Finanzamt gemeldet sein.

Eine offene Ladenkasse ist im November 2026 noch erlaubt. Der Regierungsentwurf, der am 6. November in erster Lesung im Bundestag steht, sieht ab dem 1. Januar 2028 eine Kassenpflicht über 100.000 Euro Gesamtumsatz vor. Ausgenommen wäre, wer Bargeld annimmt und unter 12.000 Euro Bargeldumsatz im Jahr bleibt. Noch ist das kein Gesetz. Der Überblick zu 2027 zeigt den Stand.

Welche Kasse es sein muss, schreibt der Entwurf nicht vor: Registrierkasse, Kassensystem oder Cloud-Kasse sind möglich, solange die Anforderungen erfüllt sind. Fragt den Anbieter jetzt, wie digitale Belege ab 2028 laufen sollen. Laut IHK Köln besteht derzeit noch kein unmittelbarer Umstellungsbedarf, ihr könnt also in Ruhe vergleichen.

Alles aus einer Hand oder lieber einzelne Werkzeuge?

Für die meisten kleinen Cafés reichen eine gute Kasse und wenige kleine Werkzeuge, ein Komplettpaket lohnt sich eher mit mehreren Kassen, Tischservice und viel Personal. Jede Variante hat ihren Preis, nur an anderer Stelle.

Zum Vergleichen rechnet alles auf drei Jahre: einmalige Kosten plus 36 Monatsraten, plus Kartengebühren und Kosten pro Buchung, falls es sie gibt. Erst diese Summe ist vergleichbar. Ein niedriges Monatsabo mit langer Bindung kann am Ende teurer sein als ein höheres, das ihr monatlich kündigen könnt.

Welcher Aufbau passt zu welchem Betrieb?

Der passende Aufbau hängt daran, wie eure Gäste kommen und bestellen. Vier erfundene Beispiele zur Orientierung:

• Bäckerei Hafenkorn, viel Laufkundschaft: schnelle Kasse, Google-Profil, vielleicht eine Stempelkarte. Reservierungen braucht hier niemand.
• Café Morgenrot, ein Standort mit Stammgästen: Kasse, Google-Profil, eine leicht änderbare Karte online und eine digitale Treuekarte. Reservierungen nur fürs Frühstück am Wochenende.
• Bar Kobalt, abends voll: Kasse, Google-Profil, aktuelle Karte. Treuekarte eher mit Blick auf ruhige Tage, siehe ruhige Tage füllen.
• Restaurant Laterne, Tischservice: Kassensystem mit Tischen und Küchenbons, dazu Online-Reservierung.

Welche Fragen solltet ihr jedem Anbieter stellen?

Was darf einfach bleiben?

Einfach bleiben darf alles, was weder Gäste noch Finanzamt merken. Der Dienstplan kann eine Tabelle sein, Reservierungen können über Telefon und Kalender laufen, solange ihr nicht ständig aus dem Service gerissen werdet. Eine gedruckte Karte bleibt ohnehin sinnvoll: § 13 Preisangabenverordnung verlangt ein Preisverzeichnis, das auf den Tischen liegt, gut lesbar angebracht ist oder Gästen vor der Bestellung vorgelegt wird, dazu einen Aushang neben dem Eingang.

Fangt lieber mit einem Baustein an und schaut nach drei Monaten, ob ihn das Team wirklich nutzt. Für Treuekarte und Speisekarte haben wir eigene Ratgeber: beste Treuekarte 2027 und beste digitale Speisekarte 2027.

Wie sieht die Gästeseite aus, wenn ihr sie selbst vom Handy pflegt?

NFCeez deckt genau diese Gästeseite ab, für Cafés, Restaurants, Bars und Bäckereien. In der App legt ihr euren Betrieb mit Name und Adresse an und ergänzt Logo, Öffnungszeiten, eure Links und den Link zu eurer Google-Bewertung. Was ihr speichert, steht sofort auf eurer Smart Page. Die Speisekarte fotografiert ihr, die KI baut daraus eine digitale Karte, und ihr prüft sie vor dem Veröffentlichen. Die Stempelkarte gestaltet ihr einmal, Gäste legen sie mit einem Code per E-Mail in Apple Wallet oder Google Wallet. Tischanfragen erscheinen auf eurem Handy, und mit einem Tap bestätigt ihr oder lehnt ab. Einen NFC-Sticker verbindet ihr, indem ihr das Handy daranhaltet. Gäste brauchen für nichts davon eine App.

Die Grenzen: Es gibt keine Zahlungen, kein Bestellsystem und keine Verbindung zur Kasse. Gäste bestellen beim Personal und zahlen an der Kasse. Eine Kasse, die den Regeln entspricht, braucht ihr also weiter. Wer alles in einem Kassenpaket will, ist bei einem Kassenanbieter besser aufgehoben.

Womit solltet ihr heute anfangen?

Nehmt euch zehn Minuten und schreibt auf, was ihr heute schon zahlt, mit Betrag und Kündigungsfrist. Sucht dann euer Café bei Google auf dem Handy und prüft Zeiten, Karte und Fotos. Was dabei auffällt, ist euer erster Baustein. Danach schickt ihr dem Kassenanbieter die Frage zum digitalen Beleg ab 2028.