Auftrags­verarbeitung

Vorbemerkung

Diese Vereinbarung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die NFCeez im Auftrag des Kunden verarbeitet (Art. 28 DSGVO). Teil A sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 vom 4. Juni 2021 in ihrem amtlichen Wortlaut: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32021D0915. Die Parteien haben nur die dort vorgesehenen Wahlmöglichkeiten ausgeübt (Option 1, Verordnung (EU) 2016/679; Klausel 5 nicht vereinbart; Klausel 7.7 Option 2 mit einer Frist von 14 Tagen). Teil B ergänzt die Klauseln nach Klausel 2 Buchstabe b. Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

Fassung 2 vom 6. Oktober 2026. Die deutsche Fassung ist maßgeblich; die englische Fassung ist eine Übersetzung.

Teil A · Klausel 1 – Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Teil A · Klausel 2 – Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Teil A · Klausel 3 – Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Teil A · Klausel 4 – Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Teil A · Klausel 5 (fakultativ) – Kopplungsklausel

Nicht vereinbart.

Teil A · Klausel 6 – Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Teil A · Klausel 7 – Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 14 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Teil A · Klausel 8 – Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Teil A · Klausel 9 – Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

Teil A · Klausel 10 – Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Teil B · 1. Abschluss in elektronischer Form und Nachweis

Die Vereinbarung wird in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO): Der Kontoinhaber des Kunden bestätigt sie in der NFCeez Business App ausdrücklich, nachdem ihm der vollständige Text angezeigt wurde. NFCeez speichert als Nachweis das Konto, den Unternehmensnamen, die bestätigende Person, den Zeitpunkt, die Fassung und eine Prüfsumme (SHA-256) des bestätigten Textes und stellt diesen Nachweis auf Anfrage zur Verfügung. Die Bestätigung gilt für alle Standorte des Kontos. Bei einer neuen Fassung von Teil B oder der Anhänge I und II wird der Kunde in der App um erneute Bestätigung gebeten.

Teil B · 2. Verhältnis zu den Nutzungsbedingungen

Diese Vereinbarung ergänzt die Nutzungsbedingungen von NFCeez (/terms). Bei Widersprüchen haben die Klauseln (Teil A) Vorrang (Klausel 4). Teil B gilt nur, soweit er den Klauseln weder unmittelbar noch mittelbar widerspricht.

Teil B · 3. Weisungen

Dokumentierte Weisungen sind die Einstellungen und Handlungen des Kunden in der NFCeez Business App (zum Beispiel aktivierte Funktionen, Regeln des Treueprogramms, Freigaben und Löschungen) sowie Weisungen in Textform an privacy@nfceez.de. NFCeez bestätigt Weisungen in Textform und bewahrt sie für die Vertragsdauer und drei weitere Jahre auf.

Teil B · 4. Pflichten des Kunden als Verantwortlicher

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für eine Rechtsgrundlage, die Information seiner Gäste nach Art. 13 und 14 DSGVO und erforderliche Einwilligungen. Er nutzt die Daten seiner Gäste ausschließlich, um Buchungen, sein Treueprogramm, Rückmeldungen und die Kommunikation mit dem jeweiligen Gast durchzuführen.

Er verkauft, vermietet oder überlässt die Daten seiner Gäste nicht an Dritte, es sei denn, das Gesetz verpflichtet ihn dazu oder es ist für die Erfüllung des Vertrags mit dem Gast erforderlich. Werbung sendet er nur an Gäste, die ihr nachweisbar zugestimmt haben, und beachtet dabei § 7 UWG.

Er gewährt Mitarbeitenden Zugang nur, soweit ihre Aufgabe es erfordert (Rollen in der App), verpflichtet sie zur Vertraulichkeit und entzieht Zugänge ausscheidender Mitarbeitender unverzüglich. Er erfasst in Freitextfeldern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), soweit ihm dafür keine Rechtsgrundlage zur Seite steht, und löscht Daten, die er nicht mehr benötigt. Für Daten, die er aus NFCeez exportiert oder abschreibt, ist er allein verantwortlich. Hinweise auf unbefugten Zugriff auf sein Konto teilt er NFCeez unverzüglich mit.

Teil B · 5. Unterstützung

NFCeez unterstützt den Kunden nach den Klauseln 8 und 9 ohne gesonderte Vergütung, soweit dies mit den Funktionen der App oder mit geringem Aufwand möglich ist. Erheblicher zusätzlicher Aufwand, der über die gesetzliche Pflicht hinausgeht, wird vorher vereinbart; gesetzlich geschuldete Unterstützung wird dadurch nicht verzögert.

Teil B · 6. Prüfungen

Prüfungen nach Klausel 7.6 erfolgen vorrangig durch Auskünfte und Unterlagen, einschließlich der Nachweise der Unterauftragsverarbeiter (zum Beispiel ISO 27001 oder SOC 2). Inspektionen vor Ort werden mindestens 14 Tage vorher angekündigt und finden während der üblichen Geschäftszeiten statt, es sei denn, ein konkreter Anlass oder eine Aufsichtsbehörde erfordert eine kürzere Frist.

Teil B · 7. Herausgabe und Löschung

Während der Vertragslaufzeit kann der Kunde die Daten seiner Gäste in der App einsehen und löschen. Auf Anfrage an privacy@nfceez.de stellt NFCeez innerhalb von 30 Tagen eine Kopie der Gästedaten eines Standorts in einem gängigen maschinenlesbaren Format (CSV oder JSON) bereit. Nach dem Löschen eines Standorts oder des Kontos sind die Daten 30 Tage wiederherstellbar und werden danach endgültig gelöscht (Anhang II). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Teil B · 8. Haftung und anwendbares Recht

Für die Haftung gelten die Regelungen der Nutzungsbedingungen; Art. 82 DSGVO bleibt unberührt. Es gilt deutsches Recht. Der Gerichtsstand richtet sich nach den Nutzungsbedingungen.

Anhang I – Liste der Parteien

Verantwortlicher: das Unternehmen, das diese Vereinbarung in der NFCeez Business App bestätigt. Name, Anschrift sowie Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson entsprechen den Angaben im NFCeez-Konto und werden mit dem Abschlussnachweis gespeichert. Unterschrift und Beitrittsdatum: elektronische Bestätigung in der App; Zeitpunkt laut Abschlussnachweis (Teil B Nr. 1).

Auftragsverarbeiter: Farres Nagaa, handelnd unter NFCeez (Einzelunternehmen), Wittbräucker Straße 4, 44287 Dortmund, Deutschland. Kontaktperson: Farres Nagaa, Inhaber, privacy@nfceez.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine Pflicht zur Benennung besteht nicht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Unterschrift und Beitrittsdatum: Bereitstellung dieser Fassung in der App; maßgeblich ist der Zeitpunkt der Bestätigung durch den Verantwortlichen.

Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen: Gäste des Verantwortlichen, die buchen, am Treueprogramm teilnehmen oder eine Rückmeldung senden; Besucher der Smart Page des Verantwortlichen (nur Nutzungsstatistik); Mitarbeitende des Verantwortlichen, soweit ihre Handlungen in der App protokolliert werden; in Inhalten des Verantwortlichen genannte Personen.

Kategorien personenbezogener Daten: Buchungen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gebuchte Leistung, Termin, Status und Anmerkungen. Treueprogramm: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Einwilligung in Neuigkeiten mit Wortlaut und Zeitpunkt, Stempel, Prämien, Einlösungen, Zeitpunkte der Nutzung sowie Kennungen der Wallet-Karte (Karten-ID, Geräte- und Aktualisierungskennungen). Rückmeldungen: Bewertung, Nachricht und freiwillige Kontaktangaben. Smart-Page-Statistik: Aufrufe und Klicks, Quelle (NFC, QR-Code oder direkt), Land, Gerätetyp und Zeitpunkt, ohne Cookies und ohne Speicherung von Informationen auf dem Endgerät. Inhalte des Verantwortlichen: Texte, Bilder und Speisekarten einschließlich hochgeladener Originale, soweit sie personenbezogene Daten enthalten. E-Mails an Gäste: Empfängeradresse, Inhalt und Zustellstatus.

Sensible Daten: Die Verarbeitung sensibler Daten ist nicht vorgesehen. Gäste können in Freitextfeldern (Buchungsanmerkungen, Rückmeldungen) von sich aus Angaben machen, zum Beispiel zu Unverträglichkeiten. Garantien: Zugriff nur für die berechtigten Rollen des Verantwortlichen, keine Auswertung, keine Übermittlung an KI-Dienste und Löschung zusammen mit dem jeweiligen Vorgang.

Art der Verarbeitung: Erheben über die Seiten des Verantwortlichen, Speichern, Ordnen, Anzeigen in der App und – soweit freigegeben – auf der öffentlichen Seite, Versenden von E-Mails, Erstellen und Aktualisieren von Wallet-Karten, statistische Zusammenfassung und Löschen.

Zwecke: Bereitstellung der vom Verantwortlichen genutzten Funktionen von NFCeez: Smart Page, Online-Buchung, Treueprogramm mit digitaler Karte, Speisekarte, Rückmeldungen und Statistik.

Dauer der Verarbeitung: für die Vertragsdauer. Im Einzelnen: Treuekarten werden 24 Monate nach der letzten Nutzung automatisch gelöscht; Bestätigungscodes und abgelaufene Anmeldesitzungen von Gästen nach einem Tag; Originaldateien von Speisekarten 30 Tage nach dem Hochladen; das Versandprotokoll von E-Mails 30 Tage nach dem Versand; gelöschte Standorte sind 30 Tage wiederherstellbar und werden danach endgültig gelöscht. Übrige Daten werden gespeichert, bis der Verantwortliche sie löscht, längstens bis 30 Tage nach Vertragsende.

Nicht Gegenstand dieser Vereinbarung, weil NFCeez hierfür selbst verantwortlich ist: Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten des Verantwortlichen und seiner Teammitglieder; Sicherheit und Missbrauchsabwehr; das standortübergreifende Gast-Login per E-Mail-Bestätigungscode, mit dem Gäste ihre Karten verwalten (siehe /datenschutz). Daten werden an Apple oder Google nur übermittelt, wenn ein Gast seine Karte selbst in Apple Wallet oder Google Wallet speichert; Apple und Google handeln dabei in eigener Verantwortung.

Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter: Gegenstand, Art und Dauer ergeben sich aus Anhang IV.

Anhang III – Technische und organisatorische Maßnahmen

Verschlüsselung und Pseudonymisierung: Alle Verbindungen zwischen App, Webseiten, Cloudflare und Datenbank sind mit TLS verschlüsselt. Datenbank und Dateispeicher sind beim Unterauftragsverarbeiter Supabase mit AES-256 verschlüsselt. Bestätigungscodes und Anmeldesitzungen von Gästen werden nur als kryptografische Hashwerte gespeichert. Anmeldedaten der App liegen im Schlüsselbund des iOS-Geräts.

Vertraulichkeit und Mandantentrennung: Jede Tabelle mit Kundendaten ist durch zeilenbasierte Zugriffsregeln (Row Level Security) auf das jeweilige Konto beschränkt. Besonders schutzwürdige Daten liegen in einem Schema ohne direkten Zugriff aus App oder Browser und sind nur über serverseitige Funktionen mit Rollenprüfung erreichbar. Im Konto des Verantwortlichen gibt es die Rollen Inhaber, Manager und Mitarbeitende. Dateispeicher sind privat; Dateien werden über zeitlich begrenzte signierte Links ausgeliefert.

Identifizierung und Autorisierung: Anmeldung über Sign in with Apple oder E-Mail und Passwort. Neue Passwörter werden gegen bekannte Datenlecks geprüft und müssen mindestens 10 Zeichen haben. Administrativer Zugang zu Infrastruktur und Diensten (Supabase, Cloudflare, Apple, Google, OpenAI, Resend) hat nur der Inhaber von NFCeez, jeweils mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Geheime Schlüssel liegen ausschließlich serverseitig und nie in App oder Webseite.

Verfügbarkeit und Wiederherstellung: Die Datenbank läuft in Rechenzentren von Amazon Web Services in Irland (Region eu-west-1). Sie wird täglich gesichert; die Sicherungen werden 7 Tage aufbewahrt. Die Wiederherstellung wird mindestens einmal im Jahr getestet.

Protokollierung: Plattformprotokolle von Supabase und Cloudflare; fachliche Protokolle über vergebene Stempel, Prämien und Einlösungen, über Einwilligungen in Neuigkeiten mit Wortlaut und Zeitpunkt sowie über den Abschluss dieser Vereinbarung.

Überprüfung der Wirksamkeit: Vor jeder Veröffentlichung von Änderungen und mindestens vierteljährlich werden die Zugriffsregeln geprüft, einschließlich Tests, dass ein Konto keine Daten eines anderen Kontos lesen kann, sowie die Sicherheitshinweise von Supabase.

Physische Sicherheit: über die zertifizierten Rechenzentren der Unterauftragsverarbeiter; Supabase ist nach ISO 27001 zertifiziert und nach SOC 2 Typ 2 geprüft.

Datenminimierung und Datenqualität: Es werden nur die für die jeweilige Funktion nötigen Angaben erhoben (Telefonnummer nur bei Buchungen; für die Treuekarte Name und E-Mail-Adresse). KI-Dienste erhalten nur Speisekarten und keine Gästedaten. Gäste und Verantwortlicher können Angaben in der App berichtigen.

Begrenzte Speicherung: automatische, täglich laufende Löschungen wie in Anhang II beschrieben.

Rechte der Betroffenen und Datenübertragbarkeit: Gäste können ihre Treuekarte selbst löschen und Neuigkeiten selbst abbestellen. Anfragen von Gästen, die bei NFCeez eingehen, leitet NFCeez innerhalb von zwei Werktagen an den Verantwortlichen weiter. Eine Kopie der Daten stellt NFCeez auf Weisung in einem maschinenlesbaren Format bereit (Teil B Nr. 7).

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten: NFCeez meldet eine Verletzung dem Verantwortlichen unverzüglich, spätestens 48 Stunden nach Bekanntwerden, per E-Mail an die Adresse des Kontos, mit den Angaben nach Klausel 9.2. NFCeez sichert Nachweise, sperrt betroffene Zugänge und tauscht betroffene Schlüssel aus.

Personal und Governance: Derzeit hat außer dem Inhaber niemand Zugang zu Daten der Verantwortlichen. Künftige Zugriffsberechtigte werden vor dem ersten Zugriff schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet und erhalten nur die für ihre Aufgabe nötigen Rechte.

Maßnahmen der Unterauftragsverarbeiter: Sie richten sich nach deren Auftragsverarbeitungsverträgen (Anhang IV), die mindestens gleichwertige Pflichten vorsehen.

Anhang IV – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche hat die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt (Klausel 7.7 Option 2):

1. Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513. Kontakt laut Auftragsverarbeitungsvertrag: https://supabase.com/legal/dpa. Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher und Serverfunktionen für alle in Anhang II genannten Daten; Speicherung in Rechenzentren von Amazon Web Services in Irland (eu-west-1). Zugriffe aus Drittländern zu Betrieb und Support erfolgen auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU (Modul 3), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind. Dauer: Vertragsdauer.

2. Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Kontakt laut Auftragsverarbeitungsvertrag: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/. Auslieferung der öffentlichen Seiten unter nfceez.de (Smart Page, Speisekarte, Buchung, Treuekarte) und der dabei anfallenden Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browserangaben). Übermittlung in die USA auf Grundlage der Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, ergänzend der Standardvertragsklauseln. Dauer: Vertragsdauer.

3. Plus Five Five, Inc. (Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Kontakt laut Auftragsverarbeitungsvertrag: https://resend.com/legal/dpa. Versand von E-Mails an Gäste (Bestätigungscodes, Buchungs- und Programmnachrichten) mit Empfängeradresse, Inhalt und Zustellstatus; Verarbeitung in den USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln. Dauer: Vertragsdauer.

4. OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Kontakt: privacy@openai.com. Auslesen, Übersetzen und Ergänzen der Speisekarten, die der Verantwortliche hochlädt; keine Gästedaten. Übermittlungen an verbundene Unternehmen außerhalb des EWR erfolgen laut Auftragsverarbeitungsvertrag auf Grundlage der Standardvertragsklauseln. Dauer: für die Dauer der jeweiligen Anfrage.