Wie plant ihr ein Treueprogramm, das sich für euer Café oder Restaurant rechnet?

Die meisten Ratgeber empfehlen „acht bis zwölf Stempel“ und rechnen den Kaffeepreis samt Mehrwertsteuer durch. Beides greift zu kurz. Hier rechnen wir mit Nettopreisen, sagen, was ein Gratisartikel wirklich kostet, und richten die Stempelzahl danach aus, wie oft eure Gäste überhaupt kommen.

Was kostet eine Prämie wirklich?

Eine Prämie kostet je nach Fall nur den Wareneinsatz oder den ganzen Nettopreis. Kommt der Gast für den Gratiskaffee und kauft sonst nichts, habt ihr einen Kaffee ausgegeben, den er sonst bezahlt hätte: Euch fehlt der Nettopreis. Wäre er ohne Karte gar nicht gekommen, kostet euch die Prämie nur die Ware. Die Wahrheit liegt dazwischen, also rechnet mit dem schlechteren Fall.

Wichtig für die Rechnung: In Deutschland gelten seit dem 1. Januar 2026 im Lokal 7 % auf Speisen und 19 % auf Getränke (IHK Köln, Stand November 2026). Beim Mitnehmen gelten für Milchgetränke Sonderregeln. Rechnet also nie mit dem Preis auf der Karte, sondern mit dem Preis ohne Steuer.

Beispielrechnung: Was kostet die Prämie pro Besuch?

Das Beispiel ist erfunden, mit runden Zahlen. Das Café Morgenrot gibt nach zehn Stempeln einen Kaffee aus.

Die letzte Zeile ist die, die zählt. Bringt die Karte einen Gast pro Runde ein- bis zweimal öfter ins Café, trägt sie sich. Rechnet das auf den Monat hoch: Bei 40 eingelösten Prämien fehlen dem Café Morgenrot im schlechtesten Fall 40 × 2,94 € = 117,60 €. Das decken rund 53 zusätzlich verkaufte Kaffees, also etwa zwei pro Öffnungstag bei 26 Tagen. Kuchen, der dazu verkauft wird, ist noch nicht eingerechnet.

Ist das realistisch? In einem Campus-Café der Columbia University schätzten Kivetz und Kollegen rund zwei zusätzliche Kaffees pro Monat und Mitglied, gemessen an Karten, die auch eingelöst wurden. Das ist ein Hinweis und keine Vorhersage für euren Standort: Auf dem Campus gab es wenig Konkurrenz.

Was verändert die Kosten?

Zusatzstempel senken die Zahl der Besuche pro Prämie und erhöhen damit die Kosten pro Besuch. Das ist meist in Ordnung, solltet ihr aber vorher wissen.

Die letzte Zeile zeigt, warum die Rechnung vorsichtig ist: Nicht jede Karte wird voll. Wie viele es bei euch sind, wisst ihr erst nach ein paar Monaten. Plant deshalb erst mit dem schlechtesten Fall und korrigiert später nach unten.

Was kostet das in anderen Betrieben?

Dieselbe Rechnung für vier erfundene Betriebe, wieder im schlechtesten Fall. So seht ihr, dass der Betrag pro Besuch wenig sagt, der Anteil am Umsatz dagegen viel.

Die Ausgaben pro Besuch sind Annahmen: brutto 5, 8, 20 und 30 €, im Café und im Restaurant als Mischung aus Speisen und Getränken. In diesem Beispiel liegt der Anteil im schlechtesten Fall bei rund fünf bis acht Prozent. Ob das zu euch passt, hängt von eurer Marge ab, und mit euren Zahlen rechnet ihr das in zehn Minuten nach.

Wie viele Stempel sollte die Karte haben?

So viele, wie ein Stammgast in ein paar Wochen schafft. Keine Studie nennt die eine richtige Zahl, und die Studien dazu nutzten zehn Kaffees in einem Café und acht Wäschen in einer Autowaschanlage. Unsere Faustregel, keine Forschung: Besuche pro Woche mal Wochen bis zur Prämie.

Beim Restaurant zeigt sich das Problem der Standard-Empfehlung. Acht Stempel hieße bei einem Besuch im Monat fast ein Jahr Wartezeit. Eine Karte mit einer ersten kleinen Prämie nach dem dritten Besuch und einer größeren später ist dort oft die bessere Wahl. Das ist eine Schlussfolgerung aus dem Befund, dass Gäste kurz vor der Prämie zulegen, und kein eigener Test.

Welche Prämie passt?

Die beste Prämie ist etwas, das Gäste gern hätten und das euch wenig Wareneinsatz kostet. Drei Fragen helfen beim Auswählen.

• Versteht man sie in einer Sekunde? „Dein 10. Kaffee geht aufs Haus“ ja, „5 Punkte pro 10 Euro, ab 50 Punkten ein Getränk“ eher nicht.
• Bringt sie den Gast in den Laden? Ein Dessert verlangt einen Besuch mit Essen. Ein Rabatt gilt auch beim schnellen Mitnehmen.
• Darf jeder sie bekommen? Bei alkoholischen Prämien gilt das Jugendschutzgesetz, § 9. Bier und Wein sind unter 16 tabu, Spirituosen für alle Minderjährigen. Läuft euer Programm schon ab 16, braucht ihr also eine alkoholfreie Variante. Im Zweifel fragt eure IHK.

Wie startet ihr das Programm?

Startet klein und mit einem Vorsprung. In der Café-Studie erreichten Gäste mit zwei geschenkten Stempeln ihre zehn Käufe in 12,7 statt 15,6 Tagen. Die Mitteilung zur Autowaschanlagen-Studie sagt: Wenn in Käufen gezählt wird, braucht das Geschenk einen Grund. „Willkommensstempel“ reicht als Grund.

Plant außerdem den Moment nach der Prämie. Laut Kivetz sinkt danach die Aktivität, und Gäste springen am ehesten ab. Wenn die nächste Runde angesagt wird oder gleich die nächste Prämie sichtbar ist, habt ihr dagegen etwas getan. Wie ihr danach misst, was es gebracht hat, steht unter Was ist ein Stammgast wert?

Zwei Dinge lasst ihr weg: keine Stempel für Google-Bewertungen, das verbietet Google. Und kein Sammeln von E-Mail-Adressen ohne klare Regeln, dazu mehr unter Treueprogramm und DSGVO.

Wie setzt ihr diese Rechnung auf einer Karte um?

Mit der Stempelkarte von NFCeez sieht das so aus. In der App legt ihr bis zu drei Prämien fest, jede bei ihrer eigenen Stempelzahl, für ein Restaurant etwa ein Gebäck beim dritten Besuch und ein Dessert beim fünften. Die App schlägt dafür Gerichte und Getränke aus eurer NFCeez-Speisekarte vor. Willkommensstempel und doppelte Stempel stellt ihr als Boost dazu, mit den Kosten aus der Tabelle oben im Kopf. Gäste melden sich über eure Smart Page mit einem Code per E-Mail an und legen die Karte in Apple Wallet oder Google Wallet. Beim Besuch scannt euer Team die Karte und bestätigt den Stempel. Nach der letzten Prämie beginnt die Karte von vorn, die nächste Runde ist also gleich sichtbar. In der Statistik seht ihr, wie viele Mitglieder wiederkommen und wie viele kurz vor einer Prämie stehen.

Die Grenzen: Die App rechnet keine Kosten oder Umsätze aus, und eure Kasse kennt NFCeez nicht. Die fünf Zeilen oben bleiben also eure Rechnung. Weil Gäste ab 16 mitmachen können, braucht eine Prämie mit Spirituosen eine alkoholfreie Variante.

Womit fangt ihr heute an?

Euer nächster Schritt: Rechnet heute die fünf Zeilen oben mit einer echten Prämie aus eurer Karte durch.