--- title: Bestes System für Cafés 2027: was ihr braucht | NFCeez url: https://nfceez.de/blog/bestes-system-fuer-cafes-2027/ language: de description: Bestes System fürs Café 2027: was ein Café wirklich braucht, was einfach bleiben darf und welche Fragen ihr jedem Anbieter stellen solltet. Ohne Testsieger. --- # Was ist 2027 das beste System für ein Café? Kasse, Karte, Reservierungen, Treuekarte, Google-Profil: was ihr wirklich braucht und was einfach bleiben darf. Ein Ratgeber ohne Rangliste und ohne Anbieternamen. [Marketing und Betrieb](https://nfceez.de/blog/thema/marketing/) 6 Min. Lesezeit Aktualisiert am 2. November 2026 NFCeez Redaktion Kurz gesagt Das beste System für ein Café ist 2027 selten ein einziges Programm. Es besteht aus einer gesetzeskonformen Kasse mit TSE, einem gepflegten Google-Profil und nur den Bausteinen, die zum Betrieb passen, etwa Speisekarte, Treuekarte oder Reservierungen. Entscheidend sind Gesamtkosten, Datenexport, faire Kündigung und ob das Team es im Alltag wirklich nutzt. Inhalt - Gibt es das eine beste System für alle Cafés? - Welche Bausteine braucht ein Café wirklich? - Braucht ein Café eine Kasse mit TSE? - Alles aus einer Hand oder lieber einzelne Werkzeuge? - Welcher Aufbau passt zu welchem Betrieb? - Welche Fragen solltet ihr jedem Anbieter stellen? - Was darf einfach bleiben? - Wie sieht die Gästeseite aus, wenn ihr sie selbst vom Handy pflegt? - Womit solltet ihr heute anfangen? Wer nach dem besten System fürs Café sucht, landet vor allem auf Listen, die Anbieter oder Vermittler selbst geschrieben haben. Unten steht deshalb kein Testsieger, sondern was ein Café wirklich braucht, was einfach bleiben darf und was ihr jeden Anbieter fragen solltet. Offen gesagt: NFCeez stellt selbst Teile eines solchen Systems her und ist deshalb nicht neutral. ## Gibt es das eine beste System für alle Cafés? Nein, ein bestes System für alle Cafés gibt es nicht. Eine Bäckerei mit 300 schnellen Bons am Tag braucht etwas anderes als ein Café mit Bedienung und Reservierungen am Wochenende. Drei Fragen entscheiden mehr als jede Rangliste: - Bestellen die Gäste am Tresen oder am Tisch? - Reservieren Gäste bei euch, oder kommen sie einfach vorbei? - Wer pflegt das System im Alltag, wenn der Laden voll ist? Die dritte Frage wird am häufigsten übergangen. Ein Programm, das niemand aktuell hält, ist am Ende schlechter als ein Zettel. Was sich in einer Minute vom Handy aus ändern lässt, wird eher gepflegt als etwas, für das jemand abends an den Laptop muss. ## Welche Bausteine braucht ein Café wirklich? Ein Café braucht eine saubere Kasse und ein gepflegtes Google-Profil. Alles andere ist eine Wahl, die zu eurem Betrieb passen muss. Baustein Wie wichtig Einfache Lösung Mehr lohnt sich, wenn Kasse mit TSE Kern des Betriebs Kleine Kasse oder Cloud-Kasse mit TSE Tischplan, mehrere Kassen oder Küchenbons nötig sind Google-Profil Sehr wichtig Zeiten, Fotos, Karte, auf Bewertungen antworten Selten, das bleibt meist einfach Speisekarte online Wichtig Eine aktuelle Seite statt altem PDF Die Karte oft wechselt oder viele Allergene und Sprachen braucht Reservierungen Kommt drauf an Telefon und Kalender Am Wochenende Tische voll sind und das Telefon im Service stört Treuekarte Kommt drauf an Papierkarte ihr sehen wollt, wer wiederkommt Buchhaltung, E-Rechnung Pflicht im Hintergrund, [E-Rechnung](https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496) bei Firmenkunden Was eure Buchhaltung ohnehin nutzt ihr oft an Firmen liefert Dienstplan Darf einfach sein Geteilte Tabelle Viele Teilzeitkräfte und häufige Tausche Warum das Online-Profil so weit oben steht: In einer [Bitkom-Umfrage von 2024](https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Restaurants-und-Cafes-Online-Bewertungen-entscheidend) unter 1.005 Personen ab 16 Jahren schauten 53 Prozent vor dem Besuch eines neuen Lokals die Karte online an, und für 30 Prozent waren Online-Bewertungen das wichtigste Kriterium. Das war eine Befragung, keine Messung in Cafés. In seinem [Unternehmensprofil](https://support.google.com/business/answer/14189260?hl=en) kann ein Betrieb laut Google eine Karte, einen Link zur Karte und Reservierungen über unterstützte Anbieter pflegen. Wie das geht, steht in [Google-Unternehmensprofil einrichten](https://nfceez.de/blog/google-unternehmensprofil-restaurant/). ## Braucht ein Café eine Kasse mit TSE? Ein Café, das elektronisch kassiert, braucht heute schon eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), und ab 2028 soll die elektronische Kasse über 100.000 Euro Umsatz ohnehin Pflicht werden. Das regeln [§ 146a Abgabenordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html) und die [Kassensicherungsverordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/BJNR351500017.html). Auf jedem Beleg stehen dann unter anderem Transaktionsnummer und Seriennummer der TSE, und die Kasse muss dem Finanzamt gemeldet sein. Eine offene Ladenkasse ist im November 2026 noch erlaubt. Der [Regierungsentwurf](https://dserver.bundestag.de/brd/2026/0585-26.pdf), der am 6. November [in erster Lesung](https://www.bundestag.de/dokumente/textarchiv/2026/kw45-de-kassenaufzeichnungen-1225122) im Bundestag steht, sieht ab dem 1. Januar 2028 eine Kassenpflicht über 100.000 Euro Gesamtumsatz vor. Ausgenommen wäre, wer Bargeld annimmt und unter 12.000 Euro Bargeldumsatz im Jahr bleibt. Noch ist das kein Gesetz. Der [Überblick zu 2027](https://nfceez.de/blog/gastronomie-2027-was-sich-aendert/) zeigt den Stand. Welche Kasse es sein muss, schreibt der Entwurf nicht vor: Registrierkasse, Kassensystem oder Cloud-Kasse sind möglich, solange die Anforderungen erfüllt sind. Fragt den Anbieter jetzt, wie digitale Belege ab 2028 laufen sollen. Laut [IHK Köln](https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/steuern/bundesregierung-beschliesst-kassenpflicht-7183040) besteht derzeit noch kein unmittelbarer Umstellungsbedarf, ihr könnt also in Ruhe vergleichen. ## Alles aus einer Hand oder lieber einzelne Werkzeuge? Für die meisten kleinen Cafés reichen eine gute Kasse und wenige kleine Werkzeuge, ein Komplettpaket lohnt sich eher mit mehreren Kassen, Tischservice und viel Personal. Jede Variante hat ihren Preis, nur an anderer Stelle. Aufbau Passt zu Kosten, allgemein Das Risiko Kasse, dazu Papier und Telefon Kleine Tresenbetriebe mit vielen Stammgästen Niedrig, vor allem Kasse und Druck Keine Zahlen, wer wiederkommt Kasse plus zwei oder drei kleine Werkzeuge Die meisten unabhängigen Cafés Mehrere kleine Abos Daten liegen an mehreren Orten, Kasse und Werkzeuge reden meist nicht miteinander Komplettpaket vom Kassenanbieter Größere Betriebe, mehrere Standorte Höheres Abo, oft Hardware und Einrichtung Starke Bindung, Einzelteile sind vielleicht nur mittelmäßig Zum Vergleichen rechnet alles auf drei Jahre: einmalige Kosten plus 36 Monatsraten, plus Kartengebühren und Kosten pro Buchung, falls es sie gibt. Erst diese Summe ist vergleichbar. Ein niedriges Monatsabo mit langer Bindung kann am Ende teurer sein als ein höheres, das ihr monatlich kündigen könnt. ## Welcher Aufbau passt zu welchem Betrieb? Der passende Aufbau hängt daran, wie eure Gäste kommen und bestellen. Vier erfundene Beispiele zur Orientierung: - Bäckerei Hafenkorn , viel Laufkundschaft: schnelle Kasse, Google-Profil, vielleicht eine Stempelkarte. Reservierungen braucht hier niemand. - Café Morgenrot , ein Standort mit Stammgästen: Kasse, Google-Profil, eine leicht änderbare Karte online und eine digitale Treuekarte. Reservierungen nur fürs Frühstück am Wochenende. - Bar Kobalt , abends voll: Kasse, Google-Profil, aktuelle Karte. Treuekarte eher mit Blick auf ruhige Tage, siehe [ruhige Tage füllen](https://nfceez.de/blog/ruhige-tage-restaurant-fuellen/). - Restaurant Laterne , Tischservice: Kassensystem mit Tischen und Küchenbons, dazu [Online-Reservierung](https://nfceez.de/blog/online-tischreservierung/). ## Welche Fragen solltet ihr jedem Anbieter stellen? Zehn Fragen, schriftlich beantworten lassen - Was kostet alles zusammen über 36 Monate, mit Hardware, TSE, Einrichtung und Gebühren? - Wie lange läuft der Vertrag, und wie kündige ich? - Bekomme ich meine Daten beim Abschied vollständig in einem offenen Format? - Was passiert bei Internetausfall mitten im Betrieb? - Wer hilft, wenn am Samstagabend etwas ausfällt? - Bei der Kasse: Ist die TSE enthalten, und wie läuft der digitale Beleg ab 2028? - Bei Daten von Gästen: Gibt es einen [Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO](https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/)? - Setzt die Seite für Gäste Cookies oder Tracker, die nach [§ 25 TDDDG](https://www.gesetze-im-internet.de/ttdsg/__25.html) eine Einwilligung brauchen? - Müssen Gäste eine App laden oder ein Konto anlegen? - Kann ich mit meinem eigenen Handy und echten Daten testen, bevor ich zahle? ## Was darf einfach bleiben? Einfach bleiben darf alles, was weder Gäste noch Finanzamt merken. Der Dienstplan kann eine Tabelle sein, Reservierungen können über Telefon und Kalender laufen, solange ihr nicht ständig aus dem Service gerissen werdet. Eine gedruckte Karte bleibt ohnehin sinnvoll: [§ 13 Preisangabenverordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/pangv_2022/__13.html) verlangt ein Preisverzeichnis, das auf den Tischen liegt, gut lesbar angebracht ist oder Gästen vor der Bestellung vorgelegt wird, dazu einen Aushang neben dem Eingang. Fangt lieber mit einem Baustein an und schaut nach drei Monaten, ob ihn das Team wirklich nutzt. Für Treuekarte und Speisekarte haben wir eigene Ratgeber: [beste Treuekarte 2027](https://nfceez.de/blog/beste-treuekarte-cafe-2027/) und [beste digitale Speisekarte 2027](https://nfceez.de/blog/beste-digitale-speisekarte-2027/). ## Wie sieht die Gästeseite aus, wenn ihr sie selbst vom Handy pflegt? NFCeez deckt genau diese Gästeseite ab, für Cafés, Restaurants, Bars und Bäckereien. In der App legt ihr euren Betrieb mit Name und Adresse an und ergänzt Logo, Öffnungszeiten, eure Links und den Link zu eurer Google-Bewertung. Was ihr speichert, steht sofort auf eurer [Smart Page](https://nfceez.de/funktionen/smart-page/). Die Speisekarte fotografiert ihr, die KI baut daraus eine digitale Karte, und ihr prüft sie vor dem Veröffentlichen. Die Stempelkarte gestaltet ihr einmal, Gäste legen sie mit einem Code per E-Mail in Apple Wallet oder Google Wallet. Tischanfragen erscheinen auf eurem Handy, und mit einem Tap bestätigt ihr oder lehnt ab. Einen NFC-Sticker verbindet ihr, indem ihr das Handy daranhaltet. Gäste brauchen für nichts davon eine App. Die Grenzen: Es gibt keine Zahlungen, kein Bestellsystem und keine Verbindung zur Kasse. Gäste bestellen beim Personal und zahlen an der Kasse. Eine Kasse, die den Regeln entspricht, braucht ihr also weiter. Wer alles in einem Kassenpaket will, ist bei einem Kassenanbieter besser aufgehoben. ## Womit solltet ihr heute anfangen? Nehmt euch zehn Minuten und schreibt auf, was ihr heute schon zahlt, mit Betrag und Kündigungsfrist. Sucht dann euer Café bei Google auf dem Handy und prüft Zeiten, Karte und Fotos. Was dabei auffällt, ist euer erster Baustein. Danach schickt ihr dem Kassenanbieter die Frage zum digitalen Beleg ab 2028. [ So macht es NFCeez Die Gästeseite, vom Handy aus gepflegt. Öffnungszeiten, Speisekarte, Stempelkarte und Tischanfragen auf einer Seite, die ihr in der App ändert. Eure Kasse bleibt, wie sie ist. So funktioniert's ](https://nfceez.de/funktionen/smart-page/) Quellen - [Bundesrat Drucksache 585/26: Gesetzentwurf der Bundesregierung](https://dserver.bundestag.de/brd/2026/0585-26.pdf) - [Bundestag: Gesetzentwurf Kassenaufzeichnungen, Drucksache 21/8867](https://www.bundestag.de/dokumente/textarchiv/2026/kw45-de-kassenaufzeichnungen-1225122) - [IHK Köln: Bundesregierung beschließt Kassenpflicht und digitalen Bon ab 2028](https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/steuern/bundesregierung-beschliesst-kassenpflicht-7183040) - [§ 146a Abgabenordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html) - [Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)](https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/BJNR351500017.html) - [IHK Region Stuttgart: Obligatorische E-Rechnungen](https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496) - [Bitkom: Restaurants und Cafés, Online-Bewertungen entscheidend (2024)](https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Restaurants-und-Cafes-Online-Bewertungen-entscheidend) - [Google Business Profile Help: Get started with a Business Profile for your restaurant](https://support.google.com/business/answer/14189260?hl=en) - [§ 13 Preisangabenverordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/pangv_2022/__13.html) - [Artikel 28 DSGVO](https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/) - [§ 25 TDDDG](https://www.gesetze-im-internet.de/ttdsg/__25.html) ## Fragen zum Café-System 2027 Ein kleines Café braucht eine Kasse, die die Regeln erfüllt, und ein gepflegtes Google-Profil. Speisekarte online, Treuekarte und Reservierungen kommen nur dazu, wenn sie im Alltag wirklich jemand nutzt. Das kommt auf die Größe an. Bei mehreren Kassen und Tischservice spart ein Paket oft Abstimmung, bei einem kleinen Café sind eine gute Kasse und wenige kleine Werkzeuge meist leichter zu pflegen und zu wechseln. Eine allgemeine Pflicht gibt es 2027 nach aktuellem Stand nicht, der Regierungsentwurf nennt den 1. Januar 2028 für Betriebe über 100.000 Euro Gesamtumsatz. Wer schon elektronisch kassiert, braucht heute eine TSE (Stand 2. November 2026). Nein. NFCeez ist keine Kasse, nimmt keine Zahlungen an und ist kein Bestellsystem. Ein Café braucht dafür weiter eine eigene Kasse. Rechnet alles auf 36 Monate: einmalige Kosten, Monatsraten, Kartengebühren und Kosten pro Buchung. Achtet dabei auf die Vertragslaufzeit, denn ein billiges Abo mit langer Bindung kann teurer werden. ## Weiterlesen. [Alle Artikel](https://nfceez.de/blog/) [ ### Was ändert sich 2027 für die Gastronomie, und was ist nur geplant? Mindestlohn, E-Rechnung, Kassenpflicht, EU AI Act und 7 Prozent auf Speisen, jeweils mit Stand vom 2. November 2026. Dazu nur belegte Zahlen zu den Gästen. - ](https://nfceez.de/blog/gastronomie-2027-was-sich-aendert/) [ ### Welche Treuekarte ist 2027 die beste für euer Café? Papier, Wallet-Karte, eigene App oder Zusatz zur Kasse: was jede Art kann, für wen sie passt und was ihr vor der Unterschrift fragen solltet. - ](https://nfceez.de/blog/beste-treuekarte-cafe-2027/) [ ### Welche digitale Speisekarte ist 2027 die beste für euren Betrieb? PDF hinter QR-Code, Menü-Baukasten oder Karte aus der Kasse: was jede Art kann, was das Gesetz verlangt und was ihr vor dem Druck fragen solltet. - ](https://nfceez.de/blog/beste-digitale-speisekarte-2027/)